Учет горюче-смазочных материалов

В заключении серии материалов об учете на агропредприятиях мы рассказываем, как выглядит контроль и учет топлива.

Одной из важных составляющих при ведении учета является контроль за использованием горюче-смазочных материалов (ГСМ), так как они составляют около 10% в структуре себестоимости. Также ГСМ является одним из основных объектов злоупотребления на многих аграрных предприятиях, что стимулирует усиленный контроль материалов.

Механизм контроля ГСМ

Контроль за ГСМ начинается еще на этапе закупки, через процедуру тендера, для получения лучшего качества за приемлемую цену. Основная цель — раскрыть механизм учета и контроля начиная с этапа приема. 

Для качественного учета ГСМ рассмотрим одну из схем работы и необходимое техническое обеспечение.

• 1-й этап: наличие собственного склада хранения горюче-смазочных материалов, оборудованного проточными датчиками, которые подключены к автоматизированной системе учета АЗС. На рынке данных систем большое разнообразие, каждый может выбрать для себя самую приемлемую, но основной момент — это наличие обмена данных с первичной системой учета, в нашем случае — 1С AGRO WEB.
  

• 2-й этап: мобильные склады — бензовозы, которые оборудованы тоже проточными датчиками с системой обмена данными через мобильный интернет. Также каждому водителю бензовоза выдают личный ключ (R-фидер) на емкость для горючего и бак бензовоза.
  

• 3-й этап: электронные ключи, которые выдаются на каждую единицу техники.
  

• 4-й этап: наличие на технике датчиков уровня топлива, данный этап является необязательным, а желательным, в зависимости которые уровень контроля желательно получить и наличие средств на приобретение данного оборудования. Но и предыдущие три этапа дают хорошие результат.

Процесс заправки техники

После завоза топлива на АЗС или склад и перед заправкой техники в поле, нужно сделать следующие действия:

• Бензовоз (мобильный склад) заезжает на АЗС и с помощью своего ключа проводит заправку своего резервуара. Для этого нужен личный ключ техники, так как автоматически с этими действиями в системе 1С AGRO WEB идет списание топлива с АЗС на мобильный состав.
  

• Далее бензовоз едет на поле к технике, которая там работает. Тракторист, водитель, комбайнер или другой специалист, работающий в технике приставляет свой электронный ключ к считывателю на бензовозе, и идет заправка техники, в основном до полного бака. В связи с наличием на бензовозах проточных датчиков, точность данных заправки не отличается от стационарной колонки. 
  

• С помощью интернет сигнала и при синхронизации данных с системой 1С AGRO WEB, производится списание с подотчетного лица на единицу техники, если техника и бензовоз на одном предприятии. Когда техника принадлежит другому предприятию, в системе автоматически производится реализация с АЗС на предприятие, где находится техника и передается под отчет на единицу техники, которая заправилась.

Списание топлива по каждой единице техники производится на основании путевых листов, которые могут подаваться в диспетчерскую службу как в бумажном виде, так и в электронном. Наиболее продвинутые предприятия используют более качественные механизмы контроля, например, SAS powered by CROPIO. Настроив обмен данными между системой первичного учета и SAS powered by CROPIO, имеем завершенную модель учета агрооперации с минимальным человеческим вмешательством. 

Такой симбиоз позволяет избежать человеческого фактора, улучшить качество учета и увеличить скорость проведения первичных документов, так как это является основой для любой аналитики.